Oggigiorno la mail gioca un ruolo chiave all’interno delle aziende. Tramite posta elettronica facciamo circolare quotidianamente un’infinità di documenti importanti sotto forma di allegati di ogni genere, testo scritto direttamente nel corpo del messaggio, fotografie, ecc.
Risulta quindi molto importante poter consultare l’archivio della nostra posta elettronica in modo agevole e affidabile, ma il conservare tutti i messaggi comporta sempre più frequentemente una crescita smodata della dimensione delle mailbox degli utenti. Vediamo come gestire l’archiviazione dei messaggi contenuti in una cassetta postale direttamente con gli strumenti offerti da Exchange 2010, senza quindi dover ricorrere a prodotti di terze parti.
Va innanzitutto segnalato che l’attivazione della funzionalità richiede una licenza CAL di tipo Enterprise. Il procedimento per l’abilitazione è molto semplice.
Dalla console di Exchange posizioniamoci sulla cassetta postale della quale vorremmo attivare l’archiviazione, nella sezione Configurazione destinatario, Cassetta postale. Cliccando con il tasto destro del mouse vediamo comparire il menù contestuale la cui prima voce è proprio Attiva archiviazione
Ci viene quindi offerta la possibilità di selezionare un database locale per posizionare la mailbox di archivio, di lasciare che il sistema la posizioni nel database predefinito oppure (funzione interessante) di posizionare il nostro archivio su una posizione remota utilizzando i Microsoft Online Services
L’archiviazione della cassetta postale è abilitata. Possiamo quindi accedere tramite OWA o tramite Outlook 2010 per consultare sia la mailbox che l’archivio con una sola operazione. Va tenuto conto che versioni precedenti di Outlook (2003 e 2007) non supportano questa feature.
Accedendo, ad esempio, con OWA vediamo che a di sotto della cassetta postale è comparsa una nuova cassetta nominata Archivio Online.
Ora l’utente potrà eseguire l’archiviazione manuale semplicemente trascinando il contenuto della cassetta postale all’interno della nuova cassetta di archivio. E’ anche possibile, ovviamente, importare nella cassetta di archivio eventuali file PST generati localmente, così da includere il tutto nell’archivio e semplificare quindi le operazioni di ricerca.
Attraverso le retention policy configurabili sul server Exchange è anche possibile fare in modo che l’archiviazione avvenga in modo automatico. Ad esempio potremmo stabilire che oggetti contenuti nella mailbox vengano spostati nell’archivio in modo automatico dopo un certo numero di giorni. Così facendo la struttura delle cartelle presente nella cassetta postale verrà ricreata in modo automatico anche all’interno dell’archivio, mantenendo quindi l’organizzazione creata dall’utente.
ti segnalo inoltre che la visualizzazione dell’archivio online da Outlook2010 non funziona memmeno con la versione OEM di Office 2010 Home and Business.
E’ necessaria la versione Professional, o MAPS o corporate.