Ormai quasi tre anni fa scrissi una piccola riflessione su alcune cattive abitudini inerenti l’utilizzo della posta elettronica. Per qualche tempo avevo addirittura eletto a missione della mia vita l’educazione dell’utente sull’uso di questo comodissimo e indispensabile mezzo di comunicazione. Oggi mi sono reso conto che esiste un altro “flagello digitale”, ovvero il fatto che ormai ogni giorno qualcuno ci regala un indirizzo di posta elettronica nuovo. Spesso dovremmo imparare, però, a ringraziare il benefattore di turno e parcheggiare il nuovo indirizzo in un cassetto. E dimenticarlo, possibilmente. Consideriamolo come la bomboniera ricevuta al matrimonio dell’amico. Ci fa piacere riceverla, la conserviamo con cura in ricordo di quei bei momenti, ma non dobbiamo utilizzarla per forza, no?
La prima cosa che l’utente fa, in preda alla frenesia per il regalo appena ricevuto, è configurare la mail. Non può più vivere senza. Probabilmente migliaia di persone non aspettavano altro che quel momento per poter scrivere, come imbizzarriti, al nuovo indirizzo. E chiaramente questo va configurato sul PC, sullo smartphone, sul tablet, sulla TV… Così facendo ci si trova ad avere i dispositivi con il nostro indirizzo @libero.it, @gmail.com, @yahoo.it, @hotmail.com, @dominioaziendale.it, @dominiopersonale.it… Poi chiaramente non può mancare quello di facebook.com, di icloud.com, di me.com…
Ma questi mille indirizzi, alla fine, a cosa ci servono? Sicuramente ad una cosa. Creare una confusione tale da non capire più con quale indirizzo stiamo scrivendo e su quale stiamo ricevendo una mail. Con questo utilizzo insensato si contribuisce solo a lasciare in giro per il mondo digitale una nostra identità che, molto spesso, non ricorderemo neppure.
Quante volte mi è capitato di mandare una mail urgente a un cliente che magari aspetta una risposta o un preventivo e vedermela sollecitata giorni dopo. Cosa era successo? Ho risposto alla mail inviata dal cliente che mi chiede quanto necessita, solo che questi ha scritto erroneamente da un indirizzo che non usa… non ricorda neppure di avere, e quindi la mia risposta giace in una inbox abbandonata al suo triste destino.
Ci sono poi quelli che mi chiedono, avendo 10 indirizzi diversi, qualche sistema per accorparli tutti e convogliarli in un’unica casella postale così da vederli tutti insieme e poi rispondere a tutti con l’indirizzo, ad esempio, di Gmail. Mi chiedo quindi: ma se fai arrivare tutto dentro Gmail e poi rispondi sempre con Gmail, per quale motivo hai comunicato al mondo gli altri 9 indirizzi?
Ho visto addirittura persone con 4 indirizzi di posta sul biglietto da visita. Quindi che faccio quando devo scrivere? Mando la mail a un indirizzo e metto gli altri 3 in CC così da farti ricevere la mail 4 volte? Oppure utilizzo un sistema round-robin quando devo scegliere l’alias a cui scriverti?
Ulteriore disagio, marginale ma non troppo, è che esistono sistemi automatizzati di gestione delle mail. Io ad esempio utilizzo un sistema CRM che fa un polling della cassetta postale, prende le mail e in base all’indirizzo del mittente le associa alla scheda del contatto. Andando quindi sul Contatto X dentro il CRM posso trovare tutte le mail inviate e ricevute a e da quel contatto. Ma se quel contatto mi scrive usando n indirizzi di posta, una parte delle mail sicuramente non saranno associate alla sua scheda e mi complicheranno notevolmente la vita in fase di ricerca, costringendomi spesso a farmi inoltrare nuovamente la mail, non sapendo come fare la query al sistema.
In sostanza, pensiamoci un attimo: che motivo sensato avrei di utilizzare più di 2 o 3 (già troppi) indirizzi di posta? E se proprio avessi le mie ragioni, sono sicuro di usarli nel modo corretto e non delegare al dispositivo che ho in mano in quel momento la scelta dell’indirizzo da utilizzare?
Se hai esigenze particolari parliamone, mi farebbe piacere. 
Proprio vero… tanti indirizzi di posta = confusione
Meglio pochi e ben gestiti (con buon antispam e sistema di archiviazione e ovviamente con un buon livello di servizio).
Già alcuni sono diventati obbligatori (vedasi PEC o quelli legati ai smartphone/tablet)… aggiungerne altri è priorio farsi male e tra l’altro rischiare anche dal punto di vista della sicurezza (il cambio password come lo gestisci).