Molti clienti in migrazione verso Office 365 si trovano a dover gestire i contatti centralizzati, che nel loro ambiente on-premise spesso venivano inseriti in una public folder. Dato che le cartelle pubbliche in Office 365 non sono supportate, e quindi i miei clienti stanno cominciando a capire cosa intendevo quando in tempi non sospetti dicevo loro di evitarne o almeno limitarne l’uso , dobbiamo cercare una alternativa che, all’interno del nostro Office 365, ci consenta di sopperire alla loro assenza.
Per quanto concerne i contatti possiamo procedere in 3 modi:
- Utilizzare SharePoint Online (adatto anche alla gestione di calendari e attività condivise);
- Utilizzare una mailbox condivisa su Exchange Online (Shared Mailbox);
- Inserire i contatti come contatti esterni (External Contacts) nella GAL.
Utilizzo di SharePoint Online
In questo caso è necessario accedere al portale di SharePoint Online e creare un nuovo elenco di tipo contatti. Dal menù Azioni sito seleziono quindi la voce Altre Opzioni…
Seleziono quindi l’elenco di tipo Contatti e assegno a questo il nome Contatti Aziendali, ad esempio.
Come posso vedere dall’immagine, il wizard crea un elenco già contraddistinto dai campi classici di una raccolta contatti.
Ora clicco sul pulsante Connetti ad Outlook.
All’apertura di Outlook verrà richiesto se consentire la connessione alla nuova rubrica di contatti, come si vede dall’immagine.
Confermando accedo direttamente alla nuova rubrica, sulla quale posso cominciare a lavorare.
La sincronizzazione è, ovviamente, bidirezionale. Inserendo o modificando quindi contatti tramite Outlook le modifiche verranno immediatamente visualizzate tramite browser e viceversa.
Utilizzo di una mailbox condivisa (Shared Mailbox)
Una mailbox condivisa è una mailbox alla quale diversi utenti possono accedere per leggere o inviare messaggi. Questo tipo di mailbox non richiede una licenza Office 365 di nessun piano e può essere utilizzata per la condivisione di calendari, attività e contatti. Le shared mailbox hanno una quota fissata in 5GB. Qualora servisse una quota superiore sarà necessario assegnare alla mailbox condivisa una licenza di Exchange Online Piano 1 ottenendo quindi 25GB. Stesso dicasi se servisse la funzionalità di archivio. Qualora servisse anche la conservazione per controversie legali sarà necessario una licenza Piano 2.
Per creare una mailbox condivisa di nome “Contatti Condivisi” eseguo quindi il seguente comando PowerShell:
New-Mailbox –Name “Contatti Condivisi” –Alias contatticondivisi –Shared
Come si vede dallo screenshot la mailbox viene creata con 25GB di spazio. Il comando successivo impone la quota di 5GB:
Set-Mailbox contatticondivisi –ProhibitSendReceiveQuota 5GB –ProhibitSendQuota 4.75GB –IssueWarningQuota 4.5GB
Ora dal pannello amministrativo di Exchange Online creo un gruppo di sicurezza dove inserisco gli utenti che necessitano l’accesso alla mailbox condivisa.
Chiamo il gruppo, ad esempio, SGAccessoContattiCondivisi e indico nelle note una descrizione del gruppo per riferimenti futuri. Attivo il flag “Imposta questo gruppo come gruppo di sicurezza”, aggiungo gli utenti a cui concedere i diritti e salvo le impostazioni.
Ora, nuovamente da PowerShell, assegno al gruppo appena creato i diritti di accesso alla mailbox condivisa, tramite il cmdlet seguente:
Add-MailboxPermission “Contatti Condivisi” –User SGAccessoContattiCondivisi –AccessRights FullAccess
A questo punto sarà sufficiente aprire la mailbox da Outlook per poter utilizzare l’elenco dei contatti condivisi.
Utilizzo dei contatti esterni (GAL – Global Address List)
Una richiesta ulteriore che mi viene sovente sottoposta è la possibilità di accedere ai contatti aziendali condivisi tramite smartphone. In effetti nessuno dei due metodi precedentemente descritti consente di utilizzare i contatti condivisi come rubrica da un dispositivo mobile. A questo scopo può essere utilizzata la GAL.
Per popolare la GAL è necessario accedere via web alla console amministrativa di Exchange e selezionare Contatti Esterni sotto Utenti e Gruppi.
Cliccando su Nuovo è possibile inserire un nuovo contatto.
I campi compilabili in fase di prima creazione sono ridotti a una manciata. Dopo la creazione del contatto, selezionando la voce Dettagli è possibile inserire tutti gli altri campi (indirizzi, numeri di telefono, ecc.).
Ovviamente, qualora i contatti da inserire fossero già presenti in un elenco è possibile avviare una procedura di importazione massiva tramite PowerShell così da popolare in poco tempo un elevato numero di contatti. Per fare questo è necessario un elenco predisposto in formato CSV, ma per questo ho intenzione di scrivere un articolo dedicato.
Per accedere ai contatti presenti nella GAL da Outlook è sufficiente cliccare sul pulsante A: in fase di composizione di una nuova mail e selezionare la voce All Contacts dalla tendina relativa alla rubrica sorgente.
Va segnalato che per inserire manualmente nuovi contatti o modificare i dati di contatti esistenti non è possibile operare da Outlook ma è necessario accedere tramite browser al pannello amministrativo di Exchange. E’ comunque possibile operare via PowerShell anche per le operazioni di aggiornamento dei contatti e anche in modo massivo partendo da un file CSV contenente le informazioni da sostituire e/o aggiungere.
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